MANUEL ASSURANCE QUALITÉ
(Extrait)
SOMMAIRE
I. INTRODUCTION
I.1. Engagement du dirigeant
I.2. Objet et domaine d’application
I.3. Gestion du manuel qualité
I.4. Présentation de l’entreprise
1 RESPONSABILITÉ DE LA DIRECTION
1.1.Politique qualité et objectifs généraux
1.2. Revue du système
2 SYSTEME QUALITÉ
2.1. Schéma de réalisation
2.2. Principaux éléments
3 REVUE DE CONTRAT
3.1. Logigrammes
4 CONCEPTION DES PRODUITS
4.1. Architecture des réseaux
4.2. Interfaces spécifiques
5 MAITRISE DES DOCUMENTS
5.1. Documents internes
5.2. Documents externes
5.3. Données informatiques
5.4. Conservation des données
6 ACHATS
6.1.Choix des fournisseurs
6.2. Données d’achat
6.3. Vérification du produit chez le fournisseur
7 PRODUITS FOURNIS PAR LES CLIENTS
8 IDENTIFICATION ET TRAÇABILITÉ DES PRODUITS
9 MAITRISE DES PROCESSUS
10 CONTROLES ET ESSAIS
10.1 Contrôles et essais à réception
10.2 Contrôles et essais en cours de réalisation
10.3 Contrôles et essais en final
11 MAITRISE DES EQUIPEMENTS DE CONTROLE, DE MESURE ET D’ESSAIS
12 ETAT DES CONTROLES ET ESSAIS
13 MAITRISE DU PRODUIT NON CONFORME
14 ACTIONS CORRECTIVES ET PREVENTIVES
15 MANUTENTION - STOCKAGE - CONDITIONNEMENT - PRÉSERVATION LIVRAISON
16 ENREGISTREMENTS RELATIFS A LA QUALITE
17 AUDITS QUALITE INTERNES
18 FORMATION
19 PRESTATIONS ASSOCIÉES
20 TECHNIQUES STATISTIQUES
ANNEXES
I. INTRODUCTION
I.1. ENGAGEMENT DU DIRIGEANT
Afin de conforter la satisfaction et la confiance de mes clients, j’ai décidé de m’engager dans une démarche " Qualité A " et de m’impliquer complètement dans cette action.
Elle est l’aboutissement d’une réflexion menée depuis l’origine de mon engagement dans mon activité professionnelle.
Je m’engage à ce que les produits livrés et les services réalisés le soient conformément aux prescriptions de la qualité totale.
Philippe MARTIN
I.2. OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION
I.2.1. Objet
Ce manuel assurance qualité décrit les dispositions générales d’assurance qualité de l’entreprise sur la base de la norme ISO 9003 pour garantir la conformité de mes prestations dans un objectif de développement interne et de rentabilité et dans l’esprit de la démarche Qualité A.
I.2.2. Domaine d’application
Il décrit les principes liés aux prestations assurées par l’entreprise :
I.3. GESTION DU MANUEL QUALITE
I.3.1. Création - Validation - Approbation
Le manuel est rédigé par le responsable de l’entreprise dans le respect de la politique qualité définie.
L’original est édité sur papier et les exemplaires diffusés sont identifiés sur leur page 2.
I.3.2. Diffusion
Elle est faite sous la responsabilité du chef d’entreprise.
Par défaut, les exemplaires de la diffusion externe ne sont pas gérés en modification. Dans le cas contraire (communication en cas de nouvelle édition), ceci est mentionné en page 2 du manuel.
Une liste de diffusion est gérée dans l’entreprise.
I.3.3. Modifications
Changement de version du manuel :
Le manuel est réexaminé tous les ans, sauf modifications importantes du système assurance qualité.
La diffusion est ensuite réalisée suivant la liste prévue.
Les modifications sont identifiées en page 3 du manuel (fiche d’état).
I.3.4. Archivage
Seules les éditions n et n-1 sont conservées.
I.4 PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE
Né en 1951 à Mulhouse, Philippe MARTIN " baigne " dans la radio depuis son plus jeune âge. Ses études se terminent en 1968 à l’issue d’une 1ère technique sanctionnée par un " doit entrer dans la vie active ". Cette entrée dans la vie active se concrétise alors par un engagement dans la Marine Nationale comme radiotélégraphiste. L’essentiel de cette carrière se déroule à Lorient dans les sous-marins " classiques " et se termine en juin 1986, les droits à la retraite ayant été acquis.
Une opportunité se présente alors sur place pour succéder au sous-traitant local de MOTOROLA Communications.
Après une formation initiale à la chambre de métiers de Lorient, l’entreprise est créée en octobre 1986 et installée à son domicile à PLOUHINEC - Morbihan. Philippe MARTIN a choisi dès le début de ne travailler qu’avec un seul constructeur de matériel de radiocommunications MOTOROLA, plutôt que de se disperser.
Depuis 1997, l’entreprise s’est donnée les moyens de répondre à la demande de réalisation des recettes et de contrôle des systèmes d’aériens des infrastructures mises en place pour la téléphonie mobile (GSM - DCS). Elle travaille dans ce domaine avec I.T.A., du groupe CBV Ingénierie, pour les opérateurs France Télécom Mobiles et Bouygues Télécom.
Philippe MARTIN se définit comme " travailleur indépendant, tout seul " (free-lance), gardant un taux de disponibilité important permettant une réactivité efficace.
I.4.1. Renseignements administratifs
Entreprise : Philippe MARTIN
Adresse : 44 rue du Général de Gaulle - F-56680 PLOUHINEC
Téléphone : (33) 02 97 36 74 86
Fax : (33) 02 97 85 80 34
E-mail : ph-martin@wanadoo.fr
Dirigeant : Philippe MARTIN
C.A. : 862 KF (1996/1997)
Effectif : 1 personne
Statut juridique : Travailleur indépendant (artisan)
APE : 322A
SIRET : 33905246600010
Date de création : 16 octobre 1986
I.4.2. Produits
I.4.3. Clientèle
SCREG Ouest, UNICOPA, COOPAGRI Bretagne, SAMU 29, SAMU 22, Pompiers (22-29-35-56), SICOGAZ, FINA, I.S.A. Quintin, transports urbains (Quimper, Lorient), polices municipales (Quimperlé, Vannes, St Brieuc), services techniques municipaux Vannes, CISE, SAUR, SOGERA, sous-traitant et point de vente MOTOROLA communications, THOMSON CSF Brest, PRIMAGAZ, Marine Nationale, DCN (Brest, Lorient), I.T.A. Télécom, visite du Pape à Auray (10/96), base aéronavale de Lann Bihoué...
1. RESPONSABILITE DE LA DIRECTION
1.1. POLITIQUE QUALITE ET OBJECTIFS GENERAUX
La politique qualité de l’entreprise repose sur :
L’objectif est de rendre le système qualité conforme à la norme ISO 9003 en 1998 et de respecter les objectifs de la qualité totale.
Afin de développer ma clientèle, j’ai décidé d’orienter ma politique sur les axes suivants :
La rédaction de ce manuel dans le cadre de la démarche Qualité A, ainsi que la volonté de rendre la structure de l’entreprise conforme au modèle ISO 9003 répondent aux deux premiers axes de cette politique.
1.2. REVUE DU SYSTEME
1.2.1. Indicateurs et examen périodique
Trois familles d’indicateurs sont mis à jour mensuellement :
L’entreprise tient un tableau annuel de ces indicateurs.
Au début de chaque exercice des objectifs chiffrés sont définis.
Les écarts relevés en fin d’exercice font l’objet d’une analyse et de décisions d’actions (afin de les combler).
Ces actions peuvent concerner le système qualité ou la structure de l’entreprise. Dans ce cas le manuel est revu.
Ces actions peuvent avoir pour origine l'observation constante du fonctionnement du système.
2. SYSTEME QUALITÉ
2.1. SCHEMA DE RÉALISATION
NORME ISO 9003
2.2. PRINCIPAUX ÉLÉMENTS
2.2.1. Manuel assurance qualité
Il est structuré en suivant l’ordre des critères de la norme ISO 9003.
Toutes les dispositions générales en matière d’assurance qualité y sont exposées ainsi que les documents associés.
Les dispositions relatives au fonctionnement du service assurance qualité, parfois appelées procédures, font partie intégrante de ce manuel.
2.2.2. Modes opératoires - plans
Un mode opératoire décrit la méthode pour accomplir une action déterminée (analyse, utilisation d’un appareil de mesure...)
Le mode de gestion des modes opératoires, plans et autres documents d’origine externe ou interne est décrit chapitre 5, maîtrise des documents.
2.2.3. Plan qualité
Les plans qualité des principales activités :
sont définis en 2.3.
Des plans qualité spécifiques peuvent être établis pour répondre à la demande d’un client.
2.2.4. Enregistrements
L’entreprise gère généralement par dossier client les documents permettant de garder l’historique d’une commande et des résultats des prestations.
Des dossiers spécifiques permettent de conserver les informations propres à l’entreprise.
2.3. PLANIFICATION DE LA QUALITE
2.3.1. Plans qualité généraux
DÉFINITION ET RÉALISATION DE SYSTEMES DE RADIOCOMMUNICATION
MAINTENANCE A LA DEMANDE
3. REVUE DE CONTRAT
3.1. LOGIGRAMMES
3.1.1. Prise en charge de la demande
3.1.2. Prise en charge de la commande
4. CONCEPTION DES PRODUITS
L’entreprise est amenée à concevoir :
4.1. Architectures de réseaux
La demande du client détermine la recherche des moyens à mettre en œuvre.
L’entreprise assure une veille technologique lui permettant de s’informer des évolutions des matériels de radiocommunication et des produits associés.
Pour satisfaire la demande d’un client, l’entreprise établit une proposition d’architecture, en conformité avec la demande et avec les caractéristiques connues des produits (données constructeur). Il n’y a pas dans ce cas de tâche de conception.
L’entreprise vérifie la compatibilité de tous les éléments ainsi que la satisfaction des besoins du client en deux étapes :
4.2. Interfaces spécifiques
Lorsque aucun produit commercialisé ne répond au besoin d’interfaçage, l’entreprise peut être amenée à concevoir un produit spécifique (interfaces simples). Cette conception comprend les activités suivantes :
5. MAITRISE DES DOCUMENTS
5.1. DOCUMENTS INTERNES
5.1.1. Documents liés aux clients
Tous les documents liés à un client sont classés dans le dossier qui a été ouvert à son nom. Il s’agit en général d’enregistrements identifiés par :
Les copies des plans des interfaces spécifiques au client sont également classés dans ce dossier et identifiés de la même façon. Les originaux sont conservés dans un dossier appelé " produits spéciaux ". Ces documents ne sont pas diffusés.
5.1.2. Documents généraux
Les produits ou interfaces non spécifiques à un client (exemple : synthèse vocale) font l’objet d’un dossier particulier. Ces produits sont codifiés et gérés en version.
Les plans et schémas de ces produits sont identifiés par leur nom, le rappel du code et de la version du produit.
Le code utilisé est de la forme : PhM93091V2
- PhM : Philippe MARTIN
- 93 : année
- 09 : mois
-1 : N° d’ordre dans le mois
- V2 Version 2
Tous les plans originaux, y compris les films, sont classés dans le dossier du produit.
Il n’en est pas fait de diffusion entretenue.
Pour chaque produit, une liste dans le dossier permet d’enregistrer les clients concernés.
5.2. DOCUMENTS EXTERNES
5.2.1. Notices fournisseurs
L’entreprise entretient un classement pour chaque modèle de matériel qu’elle a mis en œuvre. Cette documentation est fournie par le constructeur et complétée en fonction des besoins.
5.2.2. Catalogues fournisseurs
Ces documents sont conservés " pour mémoire ". Leur utilisation est généralement soumise à confirmation pour réactualiser les informations contenues.
5.3. DONNÉES INFORMATIQUES
5.3.1. Données techniques
Bien que sauvegardés en mémoire des postes clients , les fichiers de personnalisation sont sauvegardés sur l’ordinateur portable de l’entreprise. Des copies de ces fichiers et des logiciels de programmation (fournis par les constructeurs des postes) sont conservés dans l’ordinateur central et sur disquettes.
Les résultats des mesures de systèmes d’antennes sont conservés selon le même principe.
5.3.2. Données administratives
Une trace papier de tous les documents administratifs est conservée et classée.
Pour des raisons pratiques, les données de facturation sont conservées sur disquettes.
Toutes les disquettes de sauvegarde sont conservées en dehors du local de l’entreprise.
5.4. CONSERVATION DES DONNÉES
d’une manière générale, tous les documents techniques concernant un appareil sont conservés tant que cet appareil est en service.
6. ACHATS
6.1. CHOIX DES FOURNISSEURS
L’entreprise ayant décidé de ne commercialiser que du matériel de radiocommunications " MOTOROLA ", le fournisseur de ce matériel est défini dans le cadre du réseau de distribution et de service de ce constructeur.
Le constructeur est également le fournisseur des constituants de maintenance.
Les achats autres sont limités à :
Le choix des équipements associés est guidé par des critères techniques (fiabilité, étendue des possibilités, gamme) et un souci de maintien par l’homogénéité des installations.
En cas d’anomalie lors d’une livraison, la description de cette anomalie et la réclamation éventuelle font l’objet d’un courrier adressé au fournisseur. Le matériel défectueux est dans ce cas retourné au fournisseur pour échange. Une fiche de non conformité est apposée sur le matériel défectueux. La trace de l’anomalie est conservée dans le dossier fournisseur et peut être utilisée en cas de répétition pour remettre en cause le choix du fournisseur.
6.2. DONNÉES D’ACHAT
Pour chaque commande, il est rédigé un bon de commande comprenant :
La commande est codifiée sous la forme AAMMJJX (numéro d’ordre dans le jour).
Elle est approuvée (cachet de l’entreprise et signature) avant d’être expédiée par fax au fournisseur.
Elle est conservée dans le dossier des commandes en cours, accompagnée du rapport d’émission du fax, jusqu'à la réception complète et conforme de la commande.
Après réception, elle est classée dans la chemise propre à chaque fournisseur.
6.3. VÉRIFICATION DU PRODUIT CHEZ LE FOURNISSEUR
L’entreprise ne contrôle pas le produit chez le fournisseur.
7. PRODUITS FOURNIS PAR LES CLIENTS
Les produits fournis par les clients sont essentiellement des postes confiés pour dépannage.
A réception du matériel, une fiche de travail est ouverte. Sur cette fiche sont consignées :
En cas d’anomalie majeure pouvant mettre en cause la rentabilité du dépannage, le client en est immédiatement informé pour décision, et un devis de remplacement peut être joint.
La fiche de travail ou sa copie accompagne le matériel.
Une fiche d’accompagnement définie par le constructeur, ou un bon de commande de l’entreprise précisant les références du matériel, accompagne celui-ci lorsqu’il est expédié pour intervention chez le constructeur.
Une copie de ces documents, accompagnée des références du bon de transport, est conservée dans le dossier des commandes en cours. La copie du bon de transport est conservée dans le dossier transports.
L’entreprise se charge du conditionnement adapté avant expédition.
8. IDENTIFICATION ET TRAÇABILITÉ DES PRODUITS
Chaque appareil est identifié par son propre numéro de série et son numéro de modèle définis par le constructeur. Ces numéros figurent sur une étiquette externe et peuvent se trouver en mémoire morte de l’appareil et lisibles par le logiciel adapté.
Les numéros de série du matériel livré sont enregistrés sur la fiche de travail et figurent sur les factures.
Les circuits fabriqués par l’entreprise (interfaces) sont marqués du code du plan et de la version.
L’enregistrement de ces numéros de série est conservé avec les fiches de travail dans les dossiers des clients.
Un dossier particulier est ouvert pour conserver les enregistrements relatifs aux clients qui ont un réseau radio comportant des matériels antidéflagrants aux normes " CENELEC ".
9. MAITRISE DES PROCESSUS
Les principales étapes des processus sont rappelées au paragraphe 2.3. Plans qualité généraux.
Une fiche de travail (annexe) est ouverte pour toute opération de maintenance, de réparation ou d'installation.
Les instructions d’installations sont systématiquement intégrées à la documentation technique des constructeurs du matériel. Elles sont suivies par l’entreprise.
Les mesures sont faites conformément aux règles de l’art de la profession en suivant les préconisations des constructeurs des appareils de mesure et des postes à contrôler.
Lorsqu’elles sont définies, les méthodes de mesure préconisées par le client sont appliquées. Pour des besoins particuliers, l’entreprise rédige une procédure de mesure spécifique, support du contrat avec le client.
Avant l’exécution d’une prestation de mesures, une " fiche de suivi d’ordre et de sauvegarde des mesures " est établie conformément au synoptique de l’installation à mesurer. Cette fiche est remplie au fur et à mesure de l’exécution de la prestation.
L’entreprise possède un poste de travail suivant les règles habituelles de protection contre l’électricité statique :
Ce poste est utilisé pour l’ouverture de tout matériel sensible.
10. CONTROLES ET ESSAIS
10.1. Contrôles et essais à la réception
A la réception, l’entreprise effectue les contrôles suivants :
En cas d’anomalies constatées à la réception, un courrier les décrivant est adressé au fournisseur pour échange après son accord.
En cas d’anomalie constatée sur l’emballage, une réserve est portée sur le bon du transporteur. Le matériel est déballé en sa présence. Si le matériel est endommagé, un courrier avec avis de réception est expédié au transporteur avec copie au fournisseur.
10.2. Contrôles et essais en cours de réalisation
Les contrôles réalisés en cours de réalisation sont ceux préconisés par le constructeur dans ses notices de programmation.
Les paramètres finaux sont enregistrés après vérification de fonctionnement sur la fiche de travail. Les fréquences enregistrées sont les valeurs nominales dans la mesure. Les valeurs relevées sont comprises dans les tolérances. Dans le cas contraire, l’appareil non conforme est retourné au fournisseur.
10.3. Contrôles et essais en final
En fin de réalisation d’une installation, l’entreprise contrôle en présence du client le bon fonctionnement de l’ensemble et enregistre cet état par son visa sur la fiche de travail. Cette fiche peut être contresignée par le client.
Il en est de même des prestations de maintenance. En fin des prestations de mesures il est remis un compte-rendu des mesures effectuées dans la forme demandée par le client.
L’entreprise vérifie que toutes les mesures demandées lors du contrat ont bien été effectuées avant la remise de son rapport, à l’aide de la " fiche de suivi d’ordre et de sauvegarde des mesures ".
11. MAITRISE DES ÉQUIPEMENTS DE CONTROLE, DE MESURE ET D’ESSAIS
Appareils de mesure de l’entreprise :
Ces appareils sont vérifiés annuellement selon les procédures définies par les constructeurs par des entreprises spécialisées dont le système métrologique est relié aux étalons nationaux et internationaux.
Les certificats de contrôle sont conservés sans limite de durée et consultables. Les appareils portent une étiquette où sont enregistrés le nom de l’organisme contrôleur, la date du dernier contrôle et la date limite de validité (prochain contrôle).
Ces appareils ont des caractéristiques suffisantes pour le réglage et le contrôle des appareils et systèmes de radiocommunication.
Dans le cas de marchés de mesure, les caractéristiques des appareils sont comparées aux demandes des clients lors de la revue de contrat.
Les instructions d’utilisation des constructeurs sont suivies, en particulier en ce qui concerne le calibrage avant mesure.
Les autres appareils de mesure (multimètres) bien que comparés régulièrement à l’analyseur de systèmes de radiocommunications ne sont pas utilisés pour le contrôle final des installations.
Les logiciels de programmation sont mis à jour conformément aux dernières versions connues des constructeurs.
12. ETAT DES CONTROLES ET ESSAIS
La fiche de travail récapitule les contrôles effectués et les valeurs finales relevées sur les appareils. Les fréquences enregistrées sont les valeurs nominales (programmées) si les valeurs relevées sont comprises dans les tolérances.
13. MAITRISE DU PRODUIT NON CONFORME
Tout appareil non conforme est identifié par une fiche de non conformité et isolé des autres appareils.
Le matériel d’origine externe est renvoyé au fournisseur, accompagné de sa fiche de non conformité explicative pour échange ou réparation dans le cadre de la garantie constructeur.
Un formulaire "avis de non conformité" a été développé par l'entreprise (annexe). Il sert de support à l'enregistrement des non conformités:
Cet avis de non conformité sert également de support au suivi des actions correctives.
Les avis de non conformité en attente de règlement sont classées dans un dossier "affaires en cours".
En fin de chaque mois, après relevé du nombre de non conformités pour la mise à jour des indicateurs, les fiches de non conformité réglées sont, selon leur origine, classées dans les dossiers fournisseurs ou clients.
14. ACTIONS CORRECTIVES ET PRÉVENTIVES
14.1. Les actions correctives sont traitées à l'aide de l'avis de non conformité vu précédemment.
Les actions à entreprendre en vue d'empêcher le renouvellement de la non conformité sont écrites dans le cadre prévu à cet effet.
Exemples: - courrier au fournisseur pour lui signaler une anomalie,
- précautions particulières, limites de portées à préciser sur la documentation du fournisseur.
Les fiches ne sont closes qu'après vérification de l'application.
14.2. Il n'existe pas dans l'entreprise de méthode formelle permettant de détecter le besoin d'action préventive. Le besoin est détecté au coup par coup en fonction des prévisions d'évolution de l'entreprise et des événements. Exemples:
Méthode de suivi des actions:
Les actions sont enregistrées sur une liste (annexe). Chaque action est identifiée par un objectif, une description et un délai. Lorsqu'elle est exécutée, le résultat est enregistré. Cette liste est vue et entretenue régulièrement.
15. MANUTENTION, STOCKAGE, CONDITIONNEMENT, PRÉSERVATION ET LIVRAISON
Les conditionnements d'origine sont en règle générale utilisés pour le transport des produits. Lorsque l'entreprise doit confier le transport à une société spécialisée (transporteur ou Poste), ce conditionnement peut être complété afin d'assurer la protection du matériel.
Le stockage éventuel (de faible durée) est assuré dans les locaux de l'entreprise dans des conditions de température et d'hygrométrie adaptées (laboratoire de l'entreprise).
Les pièces sensibles aux décharges électrostatiques sont conservées dans leur emballage d'origine approprié.
Les produits confiés à une société de transport sont identifiés sur un bon de livraison. Une copie du bon de transport est conservée dans l'entreprise dans un dossier "transporteur". La valeur du matériel transporté est déclarée pour assurance lorsque ce matériel est sensible. En cas d'anomalie, celle-ci est enregistrée et traitée à l'aide de la fiche de non-conformité.
Etat des stocks: un état des stocks généré informatiquement est entretenu en permanence et mis à jour pour inventaire annuellement. Cet état permet d'identifier les pièces d'origine MOTOROLA et de divers fournisseurs.
16. ENREGISTREMENTS RELATIFS A LA QUALITÉ
L'entreprise se conforme aux règles définies par les administrations et ses clients lorsque celles-ci sont définies.
Les documents administratifs sont conservés dans un local approprié depuis la création de l'entreprise.
Les dossiers clients sont conservés. Les documents de ces dossiers sont conservés pendant au moins dix ans.
17. AUDITS QUALITÉ INTERNES
En raison de sa taille, l'entreprise n'a pas formalisé de méthode pour vérifier l'application du système qualité. Le contrôle est permanent, le travail et le pilotage étant effectués par une seule et même personne.
En cas d'anomalie, une action ou un plan d'action est défini.
18. FORMATION
Le chef d'entreprise suit régulièrement les formation liées aux produits proposées par le fournisseur qu'il représente.
En cas de besoin:
le chef de l'entreprise recherche et suit les formations adéquates auprès des fournisseurs ou organismes compétents.
19. PRESTATIONS ASSOCIÉES
L'entreprise assure la formation des utilisateurs aux produits livrés. Au besoin, elle rédige un mode d'utilisation simplifié et personnalisé des installations livrées.
20. TECHNIQUES STATISTIQUES
L'entreprise n'utilise pas de statistiques dans le cadre de ses prestations.
Des méthodes statistiques élémentaires (moyennes, visualisation graphique des évolutions...) sont utilisées dans le cadre de la gestion.